المراحل العلمية لصنع واتخاذ القرار

ولذلك سوف نضع بين يديك الان المراحل العلميه لصنع وإتخاذ القرارات كما يلى :-

مرحلة تحديد وتشخيص المشكله :

وهنا يجب تشخيص المشكله بشكل ملائم وهذا يتطلب معرفة عنصرين هامين وهما ما يجب ان يكون وما هو موجود بالفعل مع اهمية التفرقة بين المشكله الحقيقية وظواهر أو أعراض المشكله ، مع التأكيد على اهمية التعامل مع المشكله ذاتها وليس مع اعراض المشكله .

ومن بين الادوات المستخدمة فى تحديد المشكله تحليل العلاقه بين السبب والنتيجة  وتحليل القوى الدافعه والقوى المانعه وايهم  افضل وذلك للتوصل الى مواطن القصور واسبابها الحقيقيه – وفى هذه المرحله لابد من تحديد الهدف المطلوب الوصول اليه .

لاحظ أن هناك فرقًا بين تحليل المشكلات وصنع القرار :

هناك فرق بين تحليل المشكله وصنع القرار فيمكن ان تحل المشكلات بدون اتخاذ اى قرار ، كما يمكن ان تتخذ قرارات بدون ان تحل المشكلات فيمكن ان يقرر احد المشرفين ان يستخدم احد النماذج الجديده لتوقيعها من قبل الموظفين كل صباح لكى يضبط عملية التاخير ومن ثم اتخاذ القرار ولكن قد لا تحل مشكلة التأخير اذا كان السبب هو ضعف المعنويات وبالتالى كان يجب ان يحلل اسباب المشكله اولا وقد يتضح من التحليل ان سبب المشكله يقع خارج نطاق مسئولية المشرف وبالتالى لا يمكنه ان يفعل شيئا سوى إبلاغ الإدارة العليا.

مرحلة تحديد البدائل المختلفة لحل المشكله :

وفى هذه المرحله يفضل تحديد عدد كبير من البدائل ، ونشير هنا الى اهمية مشاركة المرؤوسين والمتخصصين فى هذا المجال وهذه المرحلة تعتمد على التنبؤ والابتكار ومن الطرق المستخدمه فى هذا المجال طريقة ( دلفى ، الانطلاق الفكرى ) .

مرحلة تقييم البدائل :

ويتم التقييم هنا بالنسبه لكل بديل على حدة فى ضوء مدى تحقيقه للأهدا ف المطلوبه معمراعاة العوامل الخاصة بالتكلفه والعائد والآثار المترتبة على التنفيذ .

مرحلة اتخاذ القرار ووضعه موضع التنفيذ :

وهذه المرحله تعتبر من أصعب المراحل التى يمر بها المدير عند اتخاذه للقرار حيث يتحتم اختيار أفضل بديل مع ملاحظة انه ليس بالضرورى ان يحقق البديل ١٠٠ % من الحلول ولكنه يعتبر افضل البدائل فى ظل الظروف المتاحه .ومن الأهمية فى هذا المجال ان تهتم بمدى قبول المرؤوسين لهذا البديل واستعدادهم لتنفيذه .

تحديد وتوضيح الموضوع – الذي يبرر اتخاذ فيه قرارات؟ ، يمكن أن نعتبرها الآن مسألة عاجلة ومهمة ، أو كليهما. انظر مبدأ باريتو Pareto Principle.

    جمع كل الوقائع وفهم أسبابها.

    التفكير في الخيارات الممكنة وطرح الأفكار والحلول. (راجع عملية خطوات العصف الذهني) .

    البحث والمقارنة بين مزايا وعيوب كل خيار.

    اختيار أفضل خيار -- تجنب الغموض أو الوقوف في المنتصف .

    شرح قراركم للمعنيين والمتضررين ، ومتابعة ضمان التنفيذ السليم والفعال.

المشاركه فى صنع واتخاذ القرارات ومزاياها :

فى الوقت الذى كثرت فيه المعلومات والبيانات بشكل كبير يصبح من الصعب على فرد واحد ان يتخذ قرارًا جي دًا ولا شك فى ان التطور فى علوم وفنون الإدارة ادى الى تعقد دور المدير وجعل من الصعب إدارة المنظمة الح ديثة من قبل رجل واحد ، وفرض هذا الوضع الجديد التعاون مع المرؤوسين واشتراكهم فى صنع واتخاذ القرارات الخاصة بمشاكل منظمتهم

ونعرض فيما يلى درجات المشاركة فى صنع واتخاذ القرارات ، وبعدها نوضح صور المشاركة وأشكالها وأخيرا نعرض مزايا المشاركة فى صنع واتخاذ القرارات الاداريه .

١- درجات المشاركة

تختلف درجة المشاركة باختلاف كل من نمط شخصية المدير وكذلك نمط السلوك الادارى له كما تختلف درجة المشاركة طبقا لأهمية القرار وحجمه واثره .

وباختصار يمكن التمييز بين الأنماط التالية للمديرين عند ممارستهم لاتخاذ القرارات :-

    المدير يحرص على الوصول الى اتفاق جماعى فيقتسم مع مرؤوسيه عملية اتخاذ القرار سواء من حيث تشخيص المشكله وتحديد البدائل او تقييمها او اختيار البديل المناسب .

    المدير يشرك مرؤوسيه بشكل جماعى للتعرف على اقتراحاتهم ولكنه يحتفظ بحقه فى اتخاذ القرار.

    المدير يشرك مرؤوسيه ولكن بشكل فردى للتعرف على اقتراحات كل منهم على حده وليس كمجموعه ويظل

    يحتفظ بحقه فى اتخاذ القرار .

    المدير يحصل على المعلومات التى يراها ضروريه من مرؤوسيه ثم يتخذ القرار الذى يراه مناسبا .

    المدير يتخذ القرار بمفرده وعلى ضوء المعلومات المتوفره لديه .

٢- صور المشاركة فى صنع واتخاذ القرارات :--

-          اللجان .                               - مجالس الاداره .

-         المؤتمرات .                          - الخبراء والمستشارين المتخصصين .

• مزايا المشاركة فى صنع واتخاذ القرارات :ــ

١- المشاركة تعمل على تحسين نوعية القرار المتخذ وتقليل اثاره السلبيه ان وجدت .

٢- المشاركة تعمل على المساهمة الفعالة فى تنفيذ القرارات .

٣- المشاركة تعمل على تنمية القيادات الاداريه وخلق الصف الثانى من القيادات واشعارهم بأهميتهم .

٤- المشاركة تخلق جوا ملائما لتشجيع التغيير وتقبله فى اطار المصلحه المشتركة للمرؤوسين والمنظمة .

٥- المشاركة تعمل على اقا مة علاقات انسانيه جيدة بين المرؤوسين بعضهم ببعض وبينهم وبين الرؤساء .

٦- من خلال المشاركة يطلع المرؤوسون على مشاكل التنظيم ، وتتيح لهم الفرصة للتعبير عن آرائهم واقتراحاتهم لحل هذه المشاكل مما يزيد من ثقتهم بأنفسهم .

الجوانب السلوكية فى اتخاذ القرارات :

تتأثر عملية اتخاذ القرارات بالعوامل الانسانيه نظرا لان عملية الاختيار بين البدائل المتاحه امام المدير متخذ القرار نتاج تفاعل انسانى تتفاعل فيه عدة عوامل منطقيه وغير منطقيه ، موضوعيه وشخصية ، ويترتب عليها نتائج تنعكس على سلامة القرار ورشدة ، والجوانب السلوكيه التى تؤثر على القرار مرتبطة بسلوك المدير نفسه – متخذ القرار – وسلوك مساعديه ومستشاريه وسلوك مرؤوسيه الذين يمسهم القرار .

١- سلوك المدير :

إن أهم العوامل النابعه من شخصية المدير وتؤثر على عملية القرار ما يلى :-

    مدى الالمام بالمعارف الانسانية .

    مدى القدرة على التوقع وتفهم متطلبات الموقف الكلى الذى يواجهه .

    مدى الشجاعه والاقدام والقدرة الابتكاريه التى تساعد المدير على ابتكار وخلق الافكار الجديدة التى تساعد على ايجاد الحل المناسب للمشكلات الصعبه بالاضافه الى القدرة على حسم الامور .

    مدى القدرة على تحمل المسئوليه ومقاومة الضغوط من اعلى ومن اسفل .

    اتجاهات المدير وقيمة واخلاقياته واهدافه الشخصية .

    مدى القدرة على وزن الجوانب الايجابية والسلبية للبدائل المتاحه والتنبؤ بّاثرها .

    مدى استقرار المدير وعلاقاته داخل وخارج المنظمه وعضويته فى المجتمعات أو الاتحاد ات والنقابات المهنية ومكانته الاجتماعية .

2- سلوك المساعدين .

 أسلوب تفكيرهم وطريقة عرضهم للموضوعات .

 استغلال المساعدين لميول المدير واستجابتهم لها .

 فرض التوجيهات غير الرسميه على العاملين من أعضاء التنظيم على اساس اعتقاد خاطىء من أن هذه التوجيهات تعكس رغبة المدير . إذا فقرارات المدير تتأثر ايضا بمدى العلاقه بينه وبين مساعديه ومعاونيه .

٣- سلوك المرؤوسين :

 تصورات المرؤوسين واتجاهاتهم حول المشكله والحلول البديله وتأثير ذلك على اختيار احد البدائل لحل المشكله واتخاذ القرار .

 مدى تعاون المرؤوسين واقتناعهم بالحل الذى تم اختياره ومدى المعارضه او القبول لقرارات الرئيس.

 مدى الامن والاستقرار الذى يشعر به المرؤوسون يؤثر على عملية اتخاذ القرار .

 مدى استعداد المرؤوسين لتحمل المسئولية والقدرة على فهم التوجيهات والتعليمات الصادرة ودرجة الارتباط بالمنفذ والولاء لها .

 درجة الالفه بين افراد المجموعه ودرجة اعتمادهم على بعضهم البعض .

وأخيرا تذكر ما يلى فى موضوع صنع و اتخاذ القرارات الاداريه :

 ان العناصر اللازمه لوجود القرار هى : وجود اكثر من بديل متاح لحل المشكلة ، والاختيار الرشيد من بين طيات البدائل .

 تعتبر عملية اتخاذ القرارات الاداريه من المهام الجوهرية للمدير .

 ان القرار الادارى لا يتخذ بمعزل عن بقية القرارات التى سبق اتخاذها ، كما تمتد اثاره الى المستقبل .

 الاساليب التى تستخدم عادة فى اتخاذ القرارات هى الأساليب التقليدية وهى التى تعتمد على الخبر ة والحكم الشخصى على الأمور ، والأساليب العلميه الحديثه التى تعتمد على الموضوعي ة والتفكير المنطقى والخطوات العلميه والاساليب الكميه .

 يتم الاختيار من بين الاساليب المختلفة لاتخاذ القرار على اساس الظروف المحيطة بالقرار .

 مرحلة صنع القرار هى مرحلة قد يشارك فيها عدد كبير من الافراد اما مرحلة اتخا ذ القرار فهى المرحلة التى يقوم شخص واحد غالبا ( هو صاحب السلطة فى اتخاذ القرار).

 تتعدد صور المشاركه فى صنع واتخاذ القرارات الاداريه ومن اهم هذه الصو ر: اللجان والمؤتمرات ومجالس الادارة والخبراء والمستشارين .

 عملية اتخاذ القرارات لا تقوم على الجوانب الاي جابيه والجوانب السلبيه للبدائل المختلفة فقط بل هى عملية انسانيه جوانبها المنطقيه وغير المنطقيه ، وبدون ادراك لهذه الجوانب جميعها وتقدير ابعادها فأنه لا يمكنه ان يضمن فى اتخاذ القرار .

 الجوانب السلوكيه التى تؤثر على القرار هى جوانب مرتبطة بسلوك المدير متخذ القرار وسلوك مساعديه ومستشاريه وسلوك مرؤوسيه الذين يمسهم القرار .

 أنواع القرارات

يمكن تقسيم القرارات التي يتخذها المديرون طبقاً لمعايير متعددة أهمها:

       من حيث تكوين لقرار. ( بسيطة أو مركبة )

       من حيث طريقة اتخاذ القرار. ( ديمقراطية أو بيروقراطية )

       من حيث مدى القرار وعموميته. ( تنظيمية أو فردية )

       من حيث قوة القرار ومدى خضوعه لإعادة النظر. ( أولية او قطعية )

       من حيث شكل القرارات. ( مكتوبة – شفهية – صريحة – ضمنية)

        من حيث آثار القرار على الأفراد ( ملزمة أو غير ملزمة )

       من حيث أهمية القرار.( إستراتيجية – تكتيكية – تنفيذية )

       من حيث مجال الاهتمام. ( اقتصادية – اجتماعية – سياسية )

       من حيث درجة توفر المعلومات.( تأكد – مخاطرة )

       من حيث إمكانية برمجة أو جدولة القرارات. ( مبرمجة أو غير مبرمجة )

    من حيث أساليب اتخاذ القرارات ( كيفية أو كمية)