من أجل استمرار العلاقات الطيبة مع العاملين لا بد من مراعاة الملاحظات التالية:
1. كن متاحاً لموظفيك، فرغم أن خبراء إدارة الوقت Time Management لا يشجعون سياسية الباب المفتوح Open Door Policy أكثر من اللازم، فإنه إذا لم يتمكن مرؤوسيك من الوصول إليك فستنهار الاتصالات.
2. كافئ موظفيك كأفراد على العمل الجيد، وبمعنى آخر عليك أن تعرف بالعمل الجيد للموظف وتقدره وتشيد به أمام الجميع.
3. أعرف أسماء موظفيك ونادهم بها فذلك يولد المشاعر الطيبة بينكم.
4. استمع جيداًَ إلى الموظف الذي يتكلم معك واستخدم أساليب الإصغاء الجيد Listening.
5. حاول أن تقابل موظفيك فرادى، إلا إذا كان لا بد من مقابلتهم كمجموعة في حالات خاصة، واجعلهم يعلقون على الأشياء الجيدة وعلى أي عقبات يواجهونها، وساعدهم على تطوير الأهداف وتخطي معوقات الإنجاز.
6. كن معلماً ومدرباً لمرؤوسيك، ساعدهم بأن تشرح لهم ما يودون معرفته.
7. أشرك موظفيك في تحديد الأهداف المستقبلية ورسم الخطط واسألهم مقترحاتهم وآرائهم.
8. لا تعاقب موظف يتكلم بصراحة أو موظف قدم لك نصيحة أو رأياً لا يعجبك. إن الاتصالات ستنهار عند فرض عقوبات من أي نوع على الصراحة في القول.
9. عندما توقع عقوبة على الموظف تأكد أن لديك كافة المعلومات والحقائق، ولا تبني قرارك على مجرد السمع.
10. استمع لجانب الموظفين أولاً قبل أن تتخذ قراراتك.
11. عليك دائماً أن تشعر موظفيك أنهم أعضاء مهمين في فريق المنظمة.
طرق الاتصال بالعاملين
يتم اتصال الإدارة بالعاملين من خلال طرق ووسائل عديدة منها النشرات الداخلية Bulletins والصحف والمجلات الخاصة التي تصدرها المنظمة House Journals وكذلك الكتيبات Booklets ولوحة الإعلانات Notice Board والملصقات المطبوعة Printed Posters وأشرطة الفيديو Videotapes والدوائر التلفزيونية Closed-Circuit TV والرسائل الشخصية Personals Messages وغيرها من وسائل الاتصال أو الوسائل الإعلامية التي تنقل إلى العاملين معلومات عن سياسات المنظمة وإنجازاتها وما تقدمه لهم من خدمات وما يهمهم معرفته من أخبار عن المنظمة وعن زملائهم من العاملين وعن المجتمع المحلي، إلى جانب معلومات عن مخرجات المنظمة من السلع والخدمات، وغيرها من المعلومات التي يعكس نقلها مدى اهتمام الإدارة بالعاملين.
ومن وسائل الاتصال بالعاملين أيضاً الأفلام التسجيلية Documentary Films والشرائح المصورة Slides وغيرها من الوسائل السمعية والبصرية التي يمكن استخدامها لأغراض معينة مثل توجيه وتدريب الموظفين الجدد،وشرح معايير وقواعد الأمن والسلامة وأهمية التزام العاملين بهذه القواعد مثل ارتداء ملابس خاصة والالتزام بالطرق السليمة لمناولة المواد الخطرة وغير ذلك، وشرح تقدم أنشطة وإنجاز المنظمة، وتعريف العاملين بالهيئة الإدارية وبالهيكل التنظيمي, وشرح التقرير السنوي والحسابات والنتائج المالية، وعرض كيفية تصنيع وتشغيل منتج جديد, وشرح تكنولوجيا جديدة مطبقة وغير ذلك.
كذلك تستخدم النشرات التعليمية أو التوجيهية Induction Literature للعاملين الجدد لتعريفهم بأهداف وأنشطة المنظمة وسياساتها وبواجباتهم وحقوقهم وبسياسات الأجور والميزات الإضافية والإجازات وغير ذلك.
وتفيد الزيارات التي يقوم بها كبار المدراء في مواقع العمل في خلق علاقات طيبة مع العاملين. كذلك تسهم الاحتفالات التي تقام لمناسبات اجتماعية خاصة كترقيات بعض العاملين أو تكريم الأكفاء والمتميزين منهم أو بمناسبة انتصارات رياضية أو غيرها، في دعم الصلات والعلاقات بين الإدارة والعاملين.
ومن الأساليب التي تسهم في خلق روح الفريق إقامة وتنظيم يوم مفتوح يجتمع فيه المدراء مع الموظفين وأسرهم حيث يزاول الجميع أنشطة اجتماعية وترفيهية،و تقدم للموظفين هدايا رمزية. ويساعد مثل هذا الأسلوب على أن يسود التفاهم والثقة المتبادلة جو العمل ويسهم في خلق علاقات طيبة مع العاملين.
وقد يتم اتصال رجال الإدارة بالعاملين بصفة شخصية عن طريق المحادثات المباشرة وجهاً للوجه face to face communication لشرح خطط المنظمة وسياساتها ويفسرون لهم قرارات وتصرفات إدارية معينه ويوضحون لهم أسباب صدورها، وتكون هناك فرص أمام العاملين لطرح الأسئلة والاستفسارات والتعبير عن وجهات نظرهم و آرائهم. وتسهم مثل هذه المحادثات المباشرة في تحقيق الفهم المتبادل Mutual Understanding بين الطرفين.
وتعتبر الاجتماعات الدورية Meetings بين رجال الإدارة و العاملين أو ممثليهم صورة هامة من صور الاتصال الشخصي والمباشر بين الإدارة والعاملين لشرح أهداف الإدارة وسياساتها وخططها المستقبلية، وحل ما قد يكون هناك من مشاكل وهي مهدها قبل أن يستفحل أمرها، وإزالة ما قد يكون هناك من لبس في فهم أسباب تصرفات إدارية معينة، والوقوف على اتجاهات وآراء العاملين واهتماماتهم، وهي كلها أمور ترفع من معنويات العاملين باعتبار أن ذلك هو جوهر الرضا عن العمل Job Satisfaction والثقة القائمة على المعرفة والفهم.
كذلك فإن تكوين مجالس أو لجان يشترك فيها العاملون يتيح الفرص للعاملين للوقوف على ما يحدث بالمنظمة و يكون لهم صوت ورأي لدى الإدارة.
أيضاً يمكن التعرف على رغبات العاملين من خلال وسائل أخرى عديدة مثل وضع صناديق خاصة في أماكن معينة ويدعى العاملون لوضع مقترحاتهم وآرائهم وتعليقاتهم وأفكارهم وكذلك شكواهم وتظلماتهم في هذه الصناديق.
كما يمكن استقصاء رغبات ومقترحات العاملين بموجب نماذج خاصة للاستقصاء أو الاستبيان Questionnaires أو تطبيق سياسة الباب المفتوح Open Door Policy والتي هي شكل من أشكال انفتاح الإدارة على العاملين حيث تعاون هذه السياسة في كسر الحاجز الاصطناعي بين الإدارة والعاملين، ذلك الحاجز الذي تكونه ممارسات السرية والتكلم والانعزالية.
وتسهم مختلف وسائل الاتصال المشار إليها في تحقيق الهدف المنشود وهو إعطاء العاملين الشعور بالثقة في قدرات وكفاءة الإدارة والاطمئنان إلى أن المنظمة تتعامل بعدالة وبروح المنطق مع العاملين أياً كانت الظروف والمواقف. إلى جانب ذلك تسهم هذه الاتصالات في توفير جو مناسب للتغيرات التي تزمع الإدارة إدخالها على طرق وأساليب العمل والإنتاج بما يضمن قبول العاملين لها وتأييدها.
إن الإدارة ترغب في قيادة المنظمة باستقرار وبأمان، وهنا يكون عليها أن تجد الوسائل التي تربط بين هذه الرغبة أو الحاجة وبين الحاجات الأخرى للعاملين والخاصة بالرضا السيكولوجي Psychological Satisfaction جنباً إلى جنب مع الرضا الاقتصادي Economic Satisfaction ومثل هذه الحاجات والرغبات يتم الربط بينها عن طريق الاتصالات الفعالة بين الفريقين، وهي الاتصالات التي يوفرها برنامج العلاقات مع العاملين والذي يجب أن يتضمن عرضاً لصورة شاملة تشمل التكامل والإخاء وقبول حاجات العاملين للأمن الاقتصادي والسيكولوجي.
لقد تأكدت حقيقة الاتصال الجيد مع العاملين يمكن أن تسهم في تطوير وتحسين إنتاجهم،ذلك لأن الإنتاجية العالية تتحقق ليس فقط بأفراد يعملون بجهد أكبر ولكن أيضاً برغبة وحماس أكبر.
تعليقات